Polityka prywatności PolHub.eu

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (eenmanszaak) pod firmą PB Digital Labs, KVK 42110081, Prinses Beatrixstraat 19, 6412 AH Heerlen, Niderlandy, działający pod marką PolHub.eu (dalej: „PolHub”).

W sprawach prywatności, ogólnych i prawnych można pisać na support@polhub.eu. Telefon kontaktowy: +31 6 16 76 89 24.

2. Zakres polityki i źródła danych

Polityka dotyczy aplikacji mobilnej, panelu biznesowego, panelu operatora, stron PolHub.eu, formularzy wsparcia, powiadomień, płatności, faktur, komunikacji i integracji wybranych przez użytkownika.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, z jego urządzenia i aktywności w usłudze, od dostawców logowania i płatności oraz z legalnie dostępnych źródeł publicznych lub partnerskich wykorzystywanych do prezentowania firm, ofert pracy, wydarzeń i aktualności. Przy danych ze źródła zewnętrznego wskazujemy źródło, gdy jest to wymagane lub użyteczne dla odbiorcy.

Jeżeli dane osobowe nie pochodzą od osoby, której dotyczą, przekazujemy informację wymaganą przez art. 14 RODO — obejmującą co najmniej kategorie i źródło danych, cele, podstawę, odbiorców, retencję i prawa — w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, przy pierwszym kontakcie albo przed pierwszym ujawnieniem, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek. Dane od zewnętrznych dostawców ofert pracy, z rejestrów firm, oficjalnych stron i innych źródeł są oznaczane nazwą źródła przy rekordzie lub w jego szczegółach.

3. Kategorie danych

• Dane konta i tożsamości: adres e-mail, identyfikator konta, metoda logowania, potwierdzenie e-maila, ustawiony język, rynek i typ profilu.
• Dane profilu prywatnego lub biznesowego: nazwa, opis, zdjęcie, logo, dane kontaktowe, osoba kontaktowa, adres, miasto, kod pocztowy, kraj, numery rejestrowe i podatkowe podane do weryfikacji.
• Treści i komunikacja: wiadomości, forum, zgłoszenia, zdjęcia, dokumenty, ogłoszenia, oferty pracy, wydarzenia, reklamy, odpowiedzi wsparcia i historia moderacji.
• Dane lokalizacji: lokalizacja urządzenia po udzieleniu wymaganego uprawnienia systemowego albo miasto i adres wpisane ręcznie. Funkcja „W okolicy” wymaga dodatkowo dobrowolnego włączenia widoczności; samo uprawnienie systemowe nie oznacza zgody na udział w tej funkcji. Szczegóły opisuje punkt 6a.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: urządzenie, wersja aplikacji, token push, adres IP, sesja, zdarzenia audytowe, diagnostyka błędów, sygnały antyspamowe i antyfraudowe.
• Dane rozliczeniowe: wybrany pakiet, przyznany dostęp do funkcji, transakcje, status płatności i dokumenty księgowe, a także informacje potrzebne do wysłania potwierdzeń, przypomnień o odnowieniu, powiadomień o wygasającej metodzie płatności, nieudanej płatności lub konieczności jej potwierdzenia. Pełne dane karty pozostają po stronie operatora płatności.
• Dane integracji: kalendarz, mapy, logowanie Apple/Google oraz inne dane udostępnione po osobnej zgodzie i w zakresie wybranej funkcji.
• Dane kandydatów i klientów firm: CV, doświadczenie, kwalifikacje, preferencje zawodowe, historia kontaktu, rezerwacje, notatki, dokumenty i załączniki, jeżeli osoba lub firma świadomie użyje odpowiedniej funkcji.
• PolHub nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, pochodzeniu, przekonaniach, biometrii lub życiu seksualnym. Nie należy ich przesyłać, chyba że jest to bezwzględnie potrzebne, istnieje właściwa podstawa z art. 9 RODO i dana funkcja wyraźnie dopuszcza takie przetwarzanie.

4. Cele i podstawy prawne

• Wykonanie umowy: utworzenie i ochrona konta, logowanie, profile, wyszukiwanie, publikacje, chat, wsparcie, terminarz, faktury, płatne funkcje i synchronizacja ustawień między urządzeniami.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): księgowość i podatki, wykonanie wiążącego nakazu właściwego organu oraz zachowanie dokumentów wymaganych przez konkretny przepis. Samo zapobieganie oszustwom nie jest automatycznie takim obowiązkiem.
• Prawnie uzasadniony interes PolHub lub użytkowników: bezpieczeństwo, zapobieganie spamowi, scamowi i phishingowi, moderacja, audyt, obrona roszczeń, pomiar niezawodności i ulepszanie jakości usługi. Przed użyciem tej podstawy oceniamy wpływ na prawa użytkownika.
• Zgoda: lokalizacja urządzenia, powiadomienia push, marketing e-mail, opcjonalne integracje, dostęp do zdjęć lub kalendarza oraz inne funkcje, dla których system lub prawo wymaga zgody. Zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.
• Konto, profil, publikacje, komunikacja i funkcje zamówione przez użytkownika są przetwarzane głównie w celu wykonania umowy; odbiorcami są dostawcy infrastruktury i komunikacji oraz osoby, którym użytkownik udostępnia treść; okresy określa punkt 9.
• Moderacja, bezpieczeństwo, antyfraud, audyt i obrona roszczeń opierają się co do zasady na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), po ocenie konieczności i wpływu na prawa osób; obowiązek prawny stosujemy tylko dla czynności rzeczywiście nakazanej przepisem. Podstawa z RODO nie zastępuje wymagań poufności komunikacji ani warunku z art. 9, jeżeli przetwarzane są dane szczególnych kategorii. Okresy wskazuje punkt 9.
• Płatności, faktury i podatki służą wykonaniu umowy i obowiązkom prawnym; dane otrzymują operator płatności, księgowość, organy i uprawniony personel; retencję wyznacza prawo księgowe i podatkowe oraz okres sporów. Marketing i niekonieczne technologie działają wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, jeżeli jest wymagana.

5. Sztuczna inteligencja i automatyczne wspomaganie

PolHub używa systemów AI i reguł automatycznych jako narzędzi pomocniczych. Mogą one przygotowywać odpowiedzi Asystenta, tłumaczenia i podsumowania, wykrywać spam, scam, phishing, niebezpieczne linki, duplikaty i ryzykowne treści, sprawdzać kompletność danych profilu oraz wspierać moderację tekstu, zdjęć i załączników.

Dostawcą zewnętrznych modeli używanych przez PolHub jest OpenAI za pośrednictwem API. Zależnie od uruchomionej funkcji do OpenAI mogą zostać przekazane: pytanie użytkownika i krótki kontekst dedykowanej rozmowy z Asystentem; wybrana treść, dane profilu profesjonalnego, wiadomość lub obraz wymagające oceny bezpieczeństwa; potrzebne identyfikatory, kraj, źródło i inne metadane sprawy; publiczny tekst źródłowy albo zredagowane streszczenie dla operatora. Niezgłoszonych prywatnych wiadomości nie przekazujemy automatycznie do zewnętrznego AI, również po wykryciu sygnału przez lokalny filtr. Zgłoszony materiał może podlegać ograniczonej analizie opisanej w punkcie 6. Nie przekazujemy OpenAI całej historii konta ani innych prywatnych rozmów tylko dlatego, że użytkownik korzysta z Asystenta.

Do analizy przekazujemy tylko dane potrzebne dla wybranej funkcji i stosujemy ograniczanie lub redakcję danych, gdy jest to technicznie możliwe. PolHub nie wykorzystuje celowo prywatnych danych użytkowników do trenowania własnych modeli. Na koncie API PB Digital Labs wyłączono opcjonalne udostępnianie wejść i odpowiedzi, danych ewaluacji i dostrajania oraz informacji zwrotnych do ulepszania modeli OpenAI; ustawienia potwierdzono 12.09.2026. Obsługa AI jest objęta warunkami powierzenia OpenAI Ireland Limited, stanowiącymi część umowy usługowej.

Potwierdzona konfiguracja API jest globalna, bez włączonego Zero Data Retention (ZDR). Dane mogą być przetwarzane poza EOG; nie zapewniamy przetwarzania wyłącznie w UE. Dalsze transfery podlegają zabezpieczeniom opisanym w DPA, w tym standardowym klauzulom umownym albo właściwej decyzji o adekwatności. Logi bezpieczeństwa są standardowo przechowywane do 30 dni, z możliwością dłuższego przechowywania wymaganego prawem lub koniecznego dla ochrony przed szkodą. Zapis danych potrzebnych do działania funkcji AI jest odrębny od tych logów i zależy od używanej funkcji oraz ustawień wywołania; szczegóły podaje rejestr dostawców. Wyłączenie udostępniania do treningu nie oznacza braku przechowywania danych.

AI może się pomylić. Odpowiedzi Asystenta nie są poradą prawną, podatkową, medyczną, finansową ani decyzją pracodawcy. Użytkownik powinien samodzielnie sprawdzić ważne informacje i nie przekazywać do Asystenta danych szczególnie wrażliwych, jeżeli nie są niezbędne.

AI nie podejmuje samodzielnie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika. Nie wykonuje ostatecznego trwałego usunięcia danych, permanentnej blokady konta, finalnej decyzji prawnej ani rozliczenia płatności. Działanie ochronne może czasowo ukryć lub oznaczyć treść i skierować ją do człowieka. Użytkownik może poprosić o wyjaśnienie i kontrolę człowieka przez wsparcie lub odwołanie od decyzji moderacyjnej.

Interfejs oznacza rozmowę z systemem AI przed rozpoczęciem interakcji, a treść wygenerowaną lub istotnie zmodyfikowaną przez AI oznacza w sposób czytelny dla odbiorcy, gdy wymaga tego prawo lub charakter funkcji. Materiał syntetyczny dotyczący spraw publicznych jest ujawniany jako wygenerowany albo zmieniony przez AI, chyba że zachodzi wyraźny ustawowy wyjątek. Funkcja AI służąca selekcji, rankingowi lub ocenie kandydatów nie może zostać uruchomiona bez odrębnej klasyfikacji ryzyka, dokumentacji i wymaganej kontroli człowieka.

6. Wiadomości, zdjęcia, pliki i moderacja

Wiadomości prywatne są chronione technicznie podczas przechowywania, lecz mogą zostać udostępnione uprawnionemu zespołowi w minimalnym zakresie, gdy uczestnik je zgłosi, wymaga tego bezpieczeństwo, obsługa incydentu lub prawo.

Publiczne profile firm i usług, ogłoszenia informacyjne, promocyjne i drobne, usługi i oferty, oferty pracy dodane bezpośrednio w PolHub i zatwierdzone do publikacji, wydarzenia oraz reklamy są widoczne dla odbiorców zgodnie z rynkiem i ustawieniami publikacji, także bez logowania. Mogą być udostępniane dalej i indeksowane przez wyszukiwarki. Oferty pozyskiwane od zewnętrznych dostawców ofert pracy są dostępne wyłącznie użytkownikom zalogowanym na konto; sama sesja gościa nie wystarcza. Posty społecznościowe, komentarze, grupy, forum, chat ogólny i prywatny, wiadomości oraz połączenia są dostępne wyłącznie po zalogowaniu, w zakresie wynikającym z ustawień danej funkcji.

Zdjęcia, linki i załączniki mogą być skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania, treści seksualnych, przemocy, oszustwa i innych naruszeń. Materiał może zostać czasowo poddany kwarantannie do czasu zakończenia kontroli.

Kontrola techniczna pliku lub linku, obsługa zgłoszenia oraz analiza niezgłoszonej korespondencji mają odrębny zakres i podstawy. Przy zgłoszeniu analizujemy przekazany materiał i niezbędny kontekst, nie automatycznie wszystkie rozmowy konta. DSA nie ustanawia ogólnego upoważnienia do monitorowania prywatnej komunikacji.

Przekazanie prywatnej treści zewnętrznemu AI wymaga osobnej oceny niezbędności i ograniczenia zakresu; nie wynika automatycznie z możliwości odczytu przez moderatora. Dostęp służy określonej sprawie i jest ograniczony do upoważnionych osób. Decyzję można kwestionować przez publiczne wsparcie również po zablokowaniu konta. Przy danych szczególnych kategorii konieczny jest dodatkowo właściwy warunek z art. 9 RODO albo wyłączenie tych danych z analizy; ostrzeżenie użytkownika samo w sobie nie stanowi takiej podstawy.

6a. Dobrowolne wyszukiwanie osób w okolicy

Funkcja „W okolicy” jest domyślnie wyłączona i dostępna po zalogowaniu w wersjach PolHub, które ją obsługują. Podstawą przetwarzania lokalizacji w celu wzajemnego wyszukiwania jest dobrowolna zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona przez świadome włączenie widoczności po zapoznaniu się z informacją o funkcji. Odmowa nie blokuje zwykłego katalogu ani pozostałych funkcji, które nie wymagają lokalizacji. Udział obejmuje zarówno szukanie innych osób, jak i możliwość znalezienia własnego profilu przez uczestników funkcji.

Po włączeniu funkcji albo świadomym odświeżeniu lokalizacji urządzenie przekazuje PolHub współrzędne i czas pomiaru. Przekazany punkt może być dokładniejszy niż zapisywane przybliżenie. Serwer przed zapisaniem zaokrągla współrzędne do siatki 0,05 stopnia; przybliżenie nie ma stałej dokładności w metrach. W tej funkcji zapisujemy ostatni przybliżony punkt, a nie historię przemieszczania się. Funkcja nie pobiera lokalizacji w tle ani nie odświeża jej automatycznie przy samym przeglądaniu listy.

Wyniki obejmują uprawnione profile na wybranym rynku, gdy obie osoby włączyły funkcję i mają lokalizację aktualną przez maksymalnie 7 dni od pomiaru. Zasięg wynosi do 50 km między przybliżonymi punktami, a nie dokładnie od urządzeń. Inni uczestnicy nie otrzymują współrzędnych, punktu na mapie ani dokładnej odległości. Samo pojawienie się profilu w wynikach pozwala jednak wnioskować o jego przybliżonej okolicy; nie oznacza anonimowości ani gwarancji bieżącej obecności w danym miejscu.

Zgodę można wycofać przyciskiem „Wyłącz widoczność” lub równoważną opcją w zakładce „W okolicy”, bez ponownego udostępniania lokalizacji. Po skutecznym wyłączeniu serwer usuwa z bieżącego stanu tej funkcji punkt i czas pomiaru, a profil przestaje kwalifikować się do wyników. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Cofnięcie samego uprawnienia lokalizacyjnego urządzenia nie wysyła automatycznie polecenia wyłączenia wcześniej zapisanej widoczności w PolHub.

Po upływie 7 dni od pomiaru lokalizacja przestaje być wykorzystywana do dopasowania, a współrzędne i czas pomiaru są automatycznie usuwane z aktywnych danych. Zadanie czyszczące wykonuje kolejne kontrole w cyklu około jednej minuty; wygasłe punkty są również usuwane podczas odczytu i zapisu stanu aplikacji. Pozostaje ustawienie zgody oraz metadane techniczne, bez współrzędnych i czasu pomiaru. Samo zachowanie zgody nie odnawia lokalizacji ani nie uruchamia pobierania GPS: ponowne dopasowanie wymaga świadomego odświeżenia przez użytkownika. Wyłączenie funkcji albo usunięcie konta usuwa punkt wcześniej. Historyczne kopie zapasowe nie są przepisywane przy każdym usunięciu punktu i mogą zawierać wcześniejsze dane do czasu usunięcia danej kopii w jej odrębnym cyklu retencji. Podczas odtwarzania wygasłe lokalizacje są usuwane z aktywnego stanu; nie są przywracane do wyszukiwania. Termin 7 dni nie oznacza usunięcia danych ze wszystkich historycznych kopii zapasowych.

Odbiorcami danych potrzebnych do obsługi funkcji są PolHub i dostawca jego infrastruktury, a inni uprawnieni uczestnicy otrzymują wynik dopasowania i dane profilu dostępne im zgodnie z zasadami katalogu. Wyszukiwanie okolicy nie wymaga przekazywania punktu do OpenAI ani zewnętrznej usługi geokodowania. Obsługę systemowego ustalania położenia opisują także zasady dostawcy urządzenia lub przeglądarki. Pytania i żądania dotyczące lokalizacji można kierować na support@polhub.eu.

7. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą otrzymywać wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji usługi: dostawcy hostingu i baz danych, poczty, logowania, przechowywania plików, bezpieczeństwa, OpenAI jako dostawca funkcji AI, powiadomień Apple/Google, map, kalendarzy, płatności, księgowości, diagnostyki oraz profesjonalni doradcy i organy uprawnione przepisami. Przewidzianymi kanałami płatności są Stripe w wersji WWW aplikacji app.polhub.eu i panelu biznesowym, Apple App Store dla zakupów w aplikacji iOS oraz Google Play dla zakupów w aplikacji Android. Według stanu na 5.09.2026, przy przygotowaniu tej wersji, sprzedaż nie była uruchomiona. Aktualna dostępność kanału jest pokazywana w interfejsie zakupu; przetwarzanie związane z zakupem przez dany kanał następuje dopiero po jego uruchomieniu i wybraniu przez użytkownika, w opisanym celu i zakresie.

Zakres zależy od użytej funkcji. Dostawcy otrzymują minimalny potrzebny zakres danych i działają jako podmioty przetwarzające albo niezależni administratorzy, gdy wynika to z charakteru ich usługi. Aktualny publiczny rejestr kluczowych dostawców, ich ról, celów, kategorii danych, lokalizacji przetwarzania i podstaw transferu publikujemy pod adresem polhub.eu/legal/subprocessors. Zmiana dostawcy nie może być ukrywana wyłącznie w tym dokumencie. Po odrębnej zgodzie na podglądy Instagrama przeglądarka łączy się z Instagramem (Meta), przekazując m.in. adres IP, informacje o przeglądarce i identyfikator wyświetlanego materiału. Dostawca może używać własnych cookies oraz powiązać interakcję z kontem w swoim serwisie. Wybór zapamiętujemy na 180 dni tylko w tej przeglądarce; jego wycofanie nie usuwa danych wcześniej przekazanych Meta. Szczegóły i ustawienia: https://app.polhub.eu/privacy-settings; zasady dostawcy: https://privacycenter.instagram.com/policy/.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Porkbun obsługuje firmową pocztę operatora PolHub, a nie skrzynki pocztowe udostępniane użytkownikom. Korzystamy z niej do korespondencji i wiadomości systemowych. Dlatego dostawca może przetwarzać dane użytkownika zawarte w e-mailu wysłanym do PolHub lub przez PolHub: adres, treść, ewentualne załączniki i dane doręczenia. Nie oznacza to dostępu do całej prywatnej skrzynki użytkownika ani hostingu jego czatu w aplikacji. Poniższa informacja o niepotwierdzonych warunkach dotyczy tego zakresu firmowej poczty.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO, np. właściwej decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. Rejestr dostawców rozróżnia potwierdzone mechanizmy od przepływów, dla których nie dysponujemy odpowiednim potwierdzeniem. Dla używanego hostingu poczty Porkbun nie potwierdzono warunków powierzenia treści skrzynek ani mechanizmu transferowego; nie przedstawiamy tego przepływu jako objętego zweryfikowanymi zabezpieczeniami. Ujawnienie tej okoliczności ani akceptacja regulaminu nie zastępuje wymaganej podstawy przetwarzania lub transferu. Informacje o odbiorcach i lokalizacjach znajdują się w rejestrze dostawców. Kopię zastosowanych zabezpieczeń albo informację, jak ją otrzymać, można uzyskać przez support@polhub.eu; możemy zredagować dane chronione tajemnicą lub prawami innych osób.

9. Okresy przechowywania

• Konto i aktywny profil: przez czas korzystania z usługi, następnie zgodnie z procesem usunięcia konta.
• Usunięcie konta obejmuje oddzielnie wyłączenie dostępu i widoczności, usunięcie lub anonimizację danych bieżących oraz obsługę kopii i danych zachowanych z odrębnej podstawy. Samo wysłanie kodu, przyjęcie wniosku albo ukrycie profilu nie jest potwierdzeniem zakończenia wszystkich tych czynności. Dane, dla których zachodzi obowiązek usunięcia, usuwamy bez zbędnej zwłoki; terminy odpowiedzi na wniosek podaje punkt 12. Nie uzależniamy tego prawa od uznaniowej zgody operatora, zakupu pakietu ani dostępności automatycznego narzędzia. Dłużej zachowujemy tylko dane niezbędne do określonego obowiązku prawnego, trwającego postępowania lub obrony konkretnego roszczenia, do ustania tej podstawy i z ograniczeniem dostępu. W odpowiedzi wskazujemy wykonany zakres oraz podstawę i okres albo kryterium dalszego zachowania pozostałych danych.
• Wiadomości prywatne: każda wiadomość jest widoczna co do zasady przez 30 dni od jej wysłania, a w archiwum uczestników maksymalnie do 90 dni od jej wysłania. Późniejsza aktywność w rozmowie nie rozpoczyna tych okresów na nowo. Wyjątkiem są niezbędne dane zabezpieczone dla konkretnego zgłoszenia, sporu lub obowiązku prawnego, z ograniczonym dostępem przez okres uzasadniony tym celem.
• Chat ogólny: przechowujemy i pokazujemy ograniczoną bieżącą historię, domyślnie do 1000 najnowszych wiadomości. Wiadomość usunięta przez autora jest natychmiast ukrywana wszystkim uczestnikom. Jej treść jest czasowo dostępna wyłącznie automatycznemu sprawdzeniu bezpieczeństwa; treść uznana za bezpieczną jest trwale kasowana po sprawdzeniu, a treść niezgodna, niebezpieczna lub wcześniej zgłoszona może zostać zabezpieczona jako dowód w sprawie moderacyjnej. Okno oczekiwania na sprawdzenie wynosi 24 godziny od usunięcia wiadomości przez autora. Błąd lub niejednoznaczny wynik analizy nie przedłuża tego okna; po jego upływie treść bez odrębnej podstawy zachowania jest czyszczona przy najbliższym wykonaniu procedury retencji. Serwer uruchamia tę procedurę cyklicznie, co około minutę, również bez otwierania czatu. Nie oznacza to jednoczesnego usunięcia historycznych kopii zapasowych. Ten mechanizm nie obejmuje wiadomości prywatnych.
• Logi sesji i bezpieczeństwa: co do zasady do 12 miesięcy, chyba że konkretny incydent, nadużycie lub roszczenie wymaga zabezpieczenia wskazanych danych na dłużej. Tokeny i aktywne sesje są usuwane lub unieważniane wcześniej po wygaśnięciu, wylogowaniu albo zmianie bezpieczeństwa.
• Zgody i wersje zaakceptowanych dokumentów: przez okres korzystania z usługi oraz do końca właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub obowiązku wykazania zgodności.
• Zgłoszenia, odwołania, moderacja i wsparcie: co do zasady do 24 miesięcy od zamknięcia sprawy; dłużej tylko, gdy jest to potrzebne do wykonania obowiązku prawnego, ochrony osoby lub obrony konkretnego roszczenia.
• Nieudane i pomocnicze dane techniczne płatności: zgodnie z cyklem rozliczeniowym i okresem potrzebnym do reklamacji oraz przeciwdziałania oszustwom; pełne dane karty nie trafiają do PolHub.
• Faktury, podatki i dane transakcji: przez okres wymagany prawem księgowym i podatkowym właściwym dla operatora lub firmy wystawiającej dokument. Po upływie okresu dane są usuwane albo nieodwracalnie anonimizowane, o ile nie trwa prawidłowo ustanowiona blokada prawna.

9a. Kopie zapasowe — zakres i sposób liczenia okresów

Dobowe kopie serwera, kopie plików w magazynie obiektowym oraz archiwa wydań są odrębnymi kategoriami. Usunięcie danych aktywnych nie oznacza jednoczesnego usunięcia każdej kopii. Kopie nie służą do przywracania profilu, marketingu ani ponownego używania danych po wykonaniu żądania usunięcia.

Dobowe kopie serwera: automatyczne czyszczenie obejmuje katalogi utworzone przez zadanie kopii dobowej. Niemodyfikowana kopia kwalifikuje się do usunięcia po upływie 31 pełnych dób od jej utworzenia; technicznie okres jest liczony od ostatniej modyfikacji katalogu kopii. Usunięcie następuje w kolejnym prawidłowo zakończonym cyklu dobowym. Reguła nie obejmuje automatycznie osobnych archiwów wdrożeń, kopii przeniesionych na drugi serwer ani kopii na dysku zewnętrznym.

Zapasowy magazyn plików: wcześniejsza wersja pliku podlega regule wygaśnięcia po 30 dniach od zastąpienia jej nowszą wersją albo znacznikiem usunięcia, a nie od pierwotnego dodania pliku ani od zgłoszenia usunięcia konta. Nieukończone przesyłanie pliku podlega czyszczeniu po 2 dniach od rozpoczęcia. Blokada ochronna kopii lub prawnie uzasadnione zabezpieczenie materiału może odroczyć fizyczne usunięcie. Aktualna wersja pliku nie wygasa tylko dlatego, że upłynęło 30 dni; wymaga objęcia właściwą operacją usunięcia. Nie jest to wspólny 30-dniowy termin usuwania wszystkich danych.

Archiwa wydań i odrębne kopie odtworzeniowe: okres zależy od potrzeby odtworzenia konkretnego wydania po awarii, zabezpieczenia konkretnego incydentu lub wykonania obowiązku prawnego. Nie uzasadnia to bezterminowego przechowywania danych osobowych. Kopia zawierająca dane objęte żądaniem usunięcia wymaga odrębnego rozliczenia: identyfikacji celu zachowania, ograniczenia dostępu oraz usunięcia lub skutecznego wyłączenia danych, gdy cel ustanie. W odpowiedzi na wniosek wskazujemy kategorię pozostałej kopii, podstawę zachowania i termin albo konkretne zdarzenie kończące przechowywanie; nie powołujemy się wyłącznie na bliżej nieokreślony cykl kopii.

Przy odtworzeniu danych trzeba ponownie zastosować wykonane dyspozycje usunięcia oraz właściwe okresy retencji przed przywróceniem zwykłego dostępu do tych danych. Dotyczy to również wygaśniętych lokalizacji. Samo istnienie kopii, techniczna awaria procedury lub upływ czasu nie tworzą nowej podstawy przetwarzania. Wskazane reguły czyszczenia części kopii nie są potwierdzeniem zakończenia usunięcia konta, danych firmy ani wszystkich archiwów.

10. Cookies, SDK i pamięć urządzenia

Strony i aplikacje używają niezbędnych identyfikatorów sesji, pamięci lokalnej, tokenów bezpieczeństwa i mechanizmów potrzebnych do logowania, ustawień, ochrony przed nadużyciami i działania zakupionej funkcji. Niezbędne mechanizmy nie służą reklamie behawioralnej.

Analityka, diagnostyka, mapy, osadzone treści, identyfikatory reklamowe albo podobne niekonieczne technologie są uruchamiane tylko w zakresie rzeczywiście wdrożonym i po zgodzie, gdy wymaga jej prawo lub ustawienia platformy. Panel zgód musi pozwalać odmówić i później zmienić wybór równie łatwo jak go udzielić.

Przed uruchomieniem niekoniecznej technologii użytkownik otrzymuje jej nazwę lub dostawcę, cel, rodzaj danych, czas działania i informację o dostępie podmiotów trzecich. Aktualny wykaz musi odpowiadać faktycznie aktywnym cookies, SDK i osadzonym treściom na danej powierzchni; technologia niewymieniona w wykazie nie może zostać uruchomiona jako niekonieczna. Kanoniczny wykaz i sposób zmiany wyboru publikujemy pod adresem polhub.eu/legal/cookies.

11. Dane wymagane i dobrowolne

E-mail i dane niezbędne do utworzenia konta są wymagane, aby korzystać z funkcji przypisanych do użytkownika i synchronizować konto. Pozostałe dane, takie jak dokładna lokalizacja, zdjęcie, kalendarz, marketing i rozbudowany profil firmy, są dobrowolne, ale brak niektórych danych może uniemożliwić działanie konkretnej funkcji lub weryfikację profilu.

12. Prawa użytkownika

Na warunkach RODO użytkownik ma prawo dostępu, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie i wycofania zgody. Ma również prawo do informacji o istotnym automatycznym wspomaganiu oraz kontroli człowieka, gdy wynik automatyczny wpływa na jego treść lub konto.

Wniosek o kopię danych obejmuje zakres wskazany przez użytkownika, a przy żądaniu całości — wszystkie objęte prawem dostępu dane osobowe, nie tylko wynik dostępnego narzędzia eksportu. Przygotowywany przez obsługę plik JSON może zawierać dane konta i profilu, zgody, własne publikacje i aktywność, dostępną korespondencję, metadane połączeń oraz własne wizyty. Nie dołączamy cudzych rozmów ani technicznych kluczy dostępu. Pliki binarne, dane spoza tego zestawu i dane wymagające ochrony praw innych osób są rozpatrywane oddzielnie w ramach tego samego wniosku. Przekazanie częściowego pliku nie oznacza pełnego wykonania wniosku i nie rozpoczyna terminu odpowiedzi od nowa. Przy większym zbiorze uzgadniamy bezpieczne przekazanie w częściach lub inną odpowiednią metodę, bez obcinania zakresu z powodu limitu załącznika.

Wniosek można złożyć w aplikacji, przez stronę usunięcia konta lub na support@polhub.eu. Wniosek może być realizowany przez upoważnioną osobę, z wykorzystaniem dostępnych narzędzi; brak automatycznej funkcji, błąd formularza lub niedostępność integracji nie wyłącza możliwości złożenia ani obowiązku rozpatrzenia wniosku. Gdy mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. O działaniach podjętych w związku z wnioskiem informujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Przy złożoności lub liczbie żądań możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując o przedłużeniu i jego przyczynach w pierwszym miesiącu. Jeżeli nie podejmujemy działania, w tym samym terminie przekazujemy przyczyny oraz informację o prawie do skargi i ochrony sądowej.

Użytkownik może złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens w Niderlandach albo właściwego organu w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia. Gdy stosuje się UK GDPR, użytkownik może również złożyć skargę do Information Commissioner's Office; jeżeli art. 27 UK GDPR wymaga przedstawiciela w Wielkiej Brytanii, jego aktualne dane są udostępniane przy danych operatora. Wyłączenie rynku GB nie znosi automatycznie obowiązków wobec dotychczasowych użytkowników ani przetwarzania objętego prawem brytyjskim.

13. Użytkownicy niepełnoletni

PolHub nie jest usługą kierowaną do dzieci. Konto może utworzyć wyłącznie osoba, która ukończyła 16 lat; PolHub nie udostępnia obecnie odrębnego procesu konta dziecka ani weryfikowanej zgody rodzica, dlatego osoba młodsza niż 16 lat nie może utworzyć ani używać konta. Użytkownicy w wieku 16–17 lat są objęci dodatkowymi zabezpieczeniami właściwymi dla dzieci, gdy wymaga tego prawo. Rynek Wielkiej Brytanii pozostaje wyłączony, ale ocena dostępu dzieci i środki ochrony wymagane przez mające zastosowanie prawo nie zależą wyłącznie od możliwości wyboru GB. Treści dotyczące bezpieczeństwa dzieci są traktowane priorytetowo.

14. Bezpieczeństwo i incydenty

Stosujemy kontrolę dostępu, izolację rynków i organizacji, szyfrowanie odpowiednich danych, audyt działań uprzywilejowanych, ograniczenia prób logowania, skanowanie załączników, kopie zapasowe i monitoring zdarzeń bezpieczeństwa. Żadna usługa nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.

W przypadku naruszenia oceniamy ryzyko i wykonujemy obowiązki zgłoszeniowe wobec organu oraz osób, których dane dotyczą, gdy wymagają tego przepisy. Podejrzenie incydentu można zgłosić na support@polhub.eu.

15. Zmiany polityki

O istotnej zmianie dokumentu poinformujemy w aplikacji lub e-mailem i, gdy wymaga tego prawo, poprosimy o ponowną akceptację albo zgodę. Poprzednie wersje i daty akceptacji są zachowywane w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności.