1. Charakter dokumentu
Niniejszy dokument stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO. Staje się wiążący dla PB Digital Labs („PolHub”, podmiot przetwarzający) i firmy („Administrator”) z chwilą, gdy uprawniony przedstawiciel firmy zaakceptuje Regulamin i włączy albo zacznie używać funkcji panelu biznesowego, w której PolHub przetwarza dane osobowe na udokumentowane polecenie firmy. Dotyczy to zarówno funkcji płatnych, jak i bezpłatnych, w tym bezpłatnego CRM; przed rozpoczęciem takiego przetwarzania strony muszą mieć wiążące warunki powierzenia i wymagane uzgodnienia.
Dokument jest częścią Regulaminu. Jeżeli strony zawrą osobną umowę powierzenia, jej postanowienia mają pierwszeństwo wyłącznie w zakresie wyraźnie uregulowanym odmiennie. Nieważność pojedynczego postanowienia nie znosi pozostałych obowiązków z art. 28 RODO. Kopię aktualnej wersji można pobrać z polhub.eu/legal/data-processing.
2. Role stron
Firma jest administratorem danych swoich klientów, pracowników, kandydatów i kontaktów wprowadzonych do bazy klientów, faktur, terminarza, ofert i wiadomości biznesowych. PolHub jest podmiotem przetwarzającym te dane w zakresie hostowania i obsługi narzędzia.
PolHub pozostaje odrębnym administratorem danych kont użytkowników, bezpieczeństwa, rozliczeń PolHub, własnego wsparcia, zgód, moderacji i obowiązków prawnych platformy.
Dla każdego procesu rolę ustala cel i faktyczne decyzje: firma jest administratorem bazy CRM, rekrutacji, wizyt, własnych faktur i własnej korespondencji; PolHub jest procesorem przy technicznym hostowaniu tych danych. PolHub jest odrębnym administratorem przy zakładaniu i ochronie konta, własnym billingu, wykrywaniu nadużyć, obowiązkach platformy i dochodzeniu roszczeń. Jeżeli strony wspólnie ustalą cele i sposoby odrębnego procesu, przed jego uruchomieniem wymagane jest osobne uzgodnienie ról; niniejszy dokument nie tworzy domyślnie współadministratorstwa.
3. Przedmiot, czas i cel przetwarzania
Przedmiotem jest przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, eksportowanie, tworzenie PDF, wysyłka na polecenie firmy, kopie zapasowe, zabezpieczenie i usuwanie danych używanych w panelu biznesowym. Przetwarzanie trwa przez okres aktywnej usługi i retencji potrzebnej do bezpiecznego zakończenia, eksportu lub wykonania prawa.
4. Kategorie osób i danych
- Klienci, potencjalni klienci, dostawcy, osoby kontaktowe, kandydaci, pracownicy i użytkownicy zespołu firmy.
- Imię, nazwisko lub nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miejscowość, kraj, e-mail, telefon, numer rejestrowy lub VAT, notatki, historia faktur, wizyt, kontaktu i status obsługi.
- Dane rekrutacyjne: CV, listy motywacyjne, historia zatrudnienia, wykształcenie, kwalifikacje, dostępność, oczekiwania i status kandydatury; dane kalendarza: termin, uczestnicy, lokalizacja, usługa i uwagi; dane komunikacji: treść wiadomości, załączniki oraz techniczne identyfikatory rozmowy, wysyłki i połączenia.
- Dane szczególnych kategorii i dane o wyrokach nie są wymaganym zakresem usługi. Administrator nie może ich wprowadzać, chyba że dana funkcja została wyraźnie do tego przeznaczona, Administrator ma odpowiednią podstawę prawną i przekazał PolHub udokumentowane instrukcje oraz wymagane zabezpieczenia.
5. Instrukcje i obowiązki firmy
PolHub przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora wynikające z użycia funkcji, ustawień, API lub zgłoszenia wsparcia, także w zakresie przekazania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek nakłada prawo Unii lub państwa członkowskiego. W takim przypadku PolHub informuje Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo nie zabrania tej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
Jeżeli zdaniem PolHub polecenie narusza RODO lub inne prawo ochrony danych, PolHub informuje Administratora i może wstrzymać wykonanie w niezbędnym zakresie do czasu wyjaśnienia. Administrator odpowiada za podstawę prawną, obowiązki informacyjne, minimalizację danych, legalność poleceń, właściwe uprawnienia członków zespołu, realizację praw osób i terminowe usunięcie danych, których już nie potrzebuje.
6. Poufność, dostęp i izolacja
Dostęp do danych jest ograniczony do uprawnionych członków organizacji i niezbędnego personelu PolHub, który otrzymał odpowiednie upoważnienie i zobowiązał się do poufności albo podlega właściwemu ustawowemu obowiązkowi poufności.
PolHub wdraża środki odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO, w tym kontrolę ról i zasadę najmniejszych uprawnień, izolację organizacji i rynku, ochronę sesji, szyfrowanie danych w tranzycie i odpowiednich danych w spoczynku, rejestrowanie operacji uprzywilejowanych, ograniczanie prób i nadużyć, kopie zapasowe, procedury odtwarzania oraz okresowe testy zabezpieczeń. Szczegółowy wykaz środków znajduje się w punkcie 13.
7. AI w danych biznesowych
Zasady tego punktu, w tym wyjątek dotyczący bezpieczeństwa, nie rozszerzają dostępu do prywatnej korespondencji. Obowiązują ograniczenia z punktów 5 i 6 Polityki prywatności: niezgłoszonych prywatnych wiadomości nie przekazujemy automatycznie do zewnętrznego AI, również po wykryciu sygnału przez lokalny filtr. Analiza zgłoszonego materiału obejmuje wyłącznie zakres niezbędny do obsługi zgłoszenia na właściwej podstawie.
Dane bazy klientów i faktur nie są automatycznie wykorzystywane do trenowania modeli PolHub ani do marketingu PolHub. Mogą zostać przekazane do funkcji AI wyłącznie wtedy, gdy uprawniony użytkownik świadomie uruchomi funkcję wymagającą analizy albo gdy jest to niezbędne do wykrycia złośliwego pliku, oszustwa lub incydentu bezpieczeństwa.
Dostawcą zewnętrznego modelu AI jest OpenAI przez API. Zależnie od świadomie uruchomionej funkcji albo kontroli bezpieczeństwa OpenAI może otrzymać minimalny fragment polecenia, treści, dokumentu, obrazu lub zredagowanego kontekstu sprawy potrzebny do przygotowania wyniku. PolHub nie przekazuje automatycznie całej bazy klientów, całej skrzynki ani wszystkich dokumentów firmy.
Przy analizie stosujemy minimalizację zakresu, ograniczenie celu i dostęp dostawcy na podstawie umowy. Wynik AI jest rekomendacją; firma pozostaje odpowiedzialna za decyzje wobec klienta, pracownika lub kandydata. Podmiot umowny OpenAI, lokalizacja przetwarzania, zasady przechowywania danych i zabezpieczenia transferów są opisane w rejestrze dostawców pod adresem polhub.eu/legal/subprocessors.
8. Dalsze powierzenie i transfery
Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych dla zamówionej funkcji w rejestrze pod adresem polhub.eu/legal/subprocessors, po spełnieniu wymaganych warunków powierzenia i transferu. Rejestr obejmuje również odrębnych administratorów i usługi planowane: samo ich wymienienie nie czyni ich podprocesorami ani nie stanowi polecenia przekazania danych do nieuruchomionej usługi. PolHub nakłada na każdy dalszy podmiot co najmniej te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z niniejszego dokumentu, i odpowiada wobec Administratora za wykonanie tych obowiązków w zakresie wymaganym prawem.
O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu PolHub informuje co najmniej 30 dni wcześniej w panelu firmy albo na kontaktowy adres e-mail. Administrator może w tym terminie zgłosić udokumentowany sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony podejmą rozsądne działania w celu usunięcia ryzyka; gdy nie będzie to możliwe, Administrator może zaprzestać używania objętej zmianą funkcji albo rozwiązać ją bez kary przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowy podmiot.
Transfer poza EOG odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenie i podstawie zgodnej z RODO, w szczególności decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. Rejestr wskazuje lokalizację i stosowany mechanizm.
Jeżeli przetwarzanie podlega UK GDPR, odniesienia do RODO obejmują odpowiednie przepisy UK GDPR, a transfer wymagający brytyjskiego zabezpieczenia jest objęty właściwym UK International Data Transfer Addendum, IDTA albo innym ważnym mechanizmem. Zakres tych obowiązków, w tym przedstawiciela, jest oceniany także dla istniejących procesów i danych; samo wyłączenie rynku GB nie usuwa ich automatycznie.
9. Pomoc w realizacji praw i zgodności
Uwzględniając charakter przetwarzania, PolHub za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych pomaga Administratorowi odpowiadać na wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw i przeniesienie danych. PolHub nie odpowiada samodzielnie osobie, której dane dotyczą, w imieniu firmy, chyba że Administrator wyda takie polecenie albo prawo wymaga odpowiedzi.
PolHub pomaga także w wykonaniu obowiązków z art. 32–36 RODO, w szczególności w ocenie bezpieczeństwa, naruszeń, ocenie skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje.
10. Incydenty
Po stwierdzeniu naruszenia danych przetwarzanych na rzecz Administratora PolHub informuje go bez zbędnej zwłoki przez kontakt zapisany w panelu i przekazuje dostępne informacje potrzebne do opisania charakteru naruszenia, kategorii i przybliżonej liczby osób oraz rekordów, możliwych konsekwencji, podjętych lub proponowanych środków i punktu kontaktowego. Informacje mogą być przekazywane etapami, jeżeli nie są od razu dostępne.
PolHub dokumentuje naruszenie i współpracuje przy ograniczaniu skutków. Administrator odpowiada za decyzję o zawiadomieniu organu lub osób, chyba że PolHub ma własny odrębny obowiązek prawny. Samo zgłoszenie przez PolHub nie stanowi uznania winy ani oceny obowiązku notyfikacyjnego Administratora.
11. Zwrot, eksport i usunięcie
W okresie usługi Administrator może korzystać z dostępnych funkcji eksportu. Pełne polecenie zwrotu lub usunięcia danych firmy, także plików i danych integracji, składa przez support@polhub.eu; dostępność przycisku w panelu nie jest warunkiem złożenia polecenia. Po zakończeniu usługi PolHub, według wyboru Administratora, zwraca dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie albo je usuwa oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego wymaga dalszego przechowywania. Samo zgłoszenie lub usunięcie pojedynczej karty CRM nie oznacza skasowania wszystkich danych firmy.
Administrator wskazuje wybór zwrotu albo usunięcia przy zakończeniu usługi, przez panel lub support@polhub.eu. Jeżeli wyboru brakuje, PolHub zwraca się o instrukcję; milczenie nie jest zgodą na dalsze korzystanie z danych ani ich bezterminowe zachowanie. Zakończenie celu przetwarzania powoduje obowiązek usunięcia danych bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem należnego prawa odbioru danych i ustawowych wyjątków. Zasady te obejmują również funkcje bezpłatne; brak osobnego płatnego zamówienia nie wyłącza zwrotu ani usunięcia.
Przy zwrocie PolHub wskazuje zakres przygotowanych danych, sposób bezpiecznego odbioru, format oraz konkretny termin dostępności eksportu. Domyślny okres odbioru wynosi 30 dni kalendarzowych i obejmuje również funkcje bezpłatne. Okres odbioru nie biegnie od samego zgłoszenia: rozpoczyna się po udostępnieniu kompletnego należnego eksportu i poinformowaniu Administratora, od późniejszego z tych zdarzeń. Jeżeli ma zastosowanie okres przejścia z Data Act, odbiór nie rozpoczyna się przed zakończeniem tego okresu. Dłuższy termin wymagany prawem lub uzgodniony z Administratorem ma pierwszeństwo. Przekazanie części danych nie zamyka polecenia dotyczącego pozostałych plików i integracji ani nie skraca wymaganych prawem terminów. Nie stosujemy wobec Administratora dodatkowych, nieudostępnionych mu warunków zakończenia przetwarzania.
Przy zakończeniu przetwarzania bez odrębnego wyboru Administratora domyślną instrukcją wynikającą z niniejszej umowy jest przygotowanie zwrotu, poinformowanie o możliwości odbioru i następnie usunięcie danych po zakończeniu okresu odbioru, bez zbędnej zwłoki i z zastrzeżeniem obowiązków prawnych. Administrator może zamiast tego polecić usunięcie bez zwrotu; wtedy nie odkładamy wykonania wyłącznie z powodu domyślnego okresu odbioru. Samo pobranie eksportu podczas trwania usługi nie jest wypowiedzeniem ani poleceniem usunięcia. Obsługa pełnego zwrotu i zamknięcia przetwarzania odbywa się przez wsparcie; ten zapis nie oznacza uruchomienia automatycznego kasowania całej organizacji.
Dla kopii stosuje się rozróżnienie kategorii i zdarzeń z punktu 9a Polityki prywatności. Kopie pozostają odizolowane od zwykłego użycia. Reguła 30 dni dla wcześniejszych wersji plików nie oznacza usunięcia wszystkich kopii firmy w tym terminie. PolHub rozlicza polecenie także dla archiwów wydań i kopii zewnętrznych; w potwierdzeniu wskazuje wykonane czynności, pozostałe dane, podstawę ich zachowania oraz termin lub konkretne zdarzenie kończące przechowywanie. Odtworzenie kopii nie może przywrócić danych objętych wykonanym poleceniem usunięcia do zwykłego użycia. Dane zachowane z obowiązku prawnego nie są używane do innego celu.
Jeżeli dana usługa podlega rozdziałowi VI Data Act, wypowiedzenie poprzedzające zmianę dostawcy nie przekracza dwóch miesięcy, a zasadniczy okres przejścia wynosi maksymalnie 30 dni kalendarzowych. Po zakończeniu okresu przejścia Administrator ma co najmniej 30 dni kalendarzowych na pobranie danych. Techniczną niewykonalność terminu PolHub wyjaśnia w ciągu 14 dni roboczych, wskazując okres alternatywny nie dłuższy niż siedem miesięcy; Administrator może jednokrotnie przedłużyć okres przejścia. PolHub wspiera migrację danych eksportowalnych i zasobów cyfrowych, zachowuje wymaganą ciągłość i bezpieczeństwo oraz informuje o znanych ograniczeniach. Zakończenie umowy następuje po udanej zmianie dostawcy, a przy wyborze usunięcia bez migracji — na koniec właściwego okresu wypowiedzenia; PolHub przekazuje potwierdzenie. Po udanym przejściu i zakończeniu okresu odbioru dane bez podstawy dalszego przechowywania podlegają usunięciu. Do 12 stycznia 2027 r. ewentualne ujawnione opłaty za przejście nie mogą przekraczać kosztów bezpośrednich; od tej daty nie pobieramy opłat za przejście.
Specyfikacja eksportu CRM i faktur: archiwum ZIP z plikiem JSON w schemacie business-data-export/v1 i dostępnymi tabelami CSV; identyfikator organizacji i czas eksportu, kontakty CRM, odbiorcy faktur, faktury i ich pozycje, powiązane wizyty oraz historia łączenia kontaktów. Eksport dotyczy wyłącznie uprawnionej organizacji. Nie jest kompletem plików binarnych: odwołanie do logo lub załącznika nie oznacza pobrania samego pliku. Odbiór tego archiwum nie oznacza rezygnacji z pozostałych należnych danych.
Ten eksport nie obejmuje automatycznie wszystkich danych konta, komunikatora, rekrutacji, plików ani kopii kalendarzy u zewnętrznych dostawców. Wniosek o te dane i polecenie zakończenia przetwarzania można złożyć przez support@polhub.eu. Sprawdzamy uprawnienie do organizacji i prawa osób trzecich, bez zbierania nadmiernych dowodów tożsamości. Blokada konta nie wyłącza tej ścieżki odzyskania legalnych danych.
Samo wygaśnięcie płatnego pakietu nie jest poleceniem usunięcia bezpłatnego CRM. Okres odbioru danych po migracji nie jest zastępowany okresem oczekiwania na wykonanie odrębnego wniosku o usunięcie. Potwierdzenie przyjęcia dyspozycji nie oznacza usunięcia danych, plików i kopii; potwierdzenie wykonania wskazuje rzeczywisty zakres i wyjątki.
Usunięcie danych CRM nie jest równoznaczne z anulowaniem odrębnej rezerwacji klienta ani z usunięciem dokumentów, które muszą pozostać w księgowości. Takie dane mają odrębny cel i podstawę przechowywania. W odniesieniu do kalendarzy, plików i kopii wskazujemy, które czynności zostały wykonane przez PolHub, które wymagają działania dostawcy oraz jakie dane pozostają i dlaczego. Nie potwierdzamy pełnego wykonania na podstawie samego ukrycia danych w panelu.
12. Audyt i informacje
PolHub udostępnia informacje potrzebne do wykazania wykonania art. 28 RODO i umożliwia audyty oraz inspekcje prowadzone przez Administratora albo upoważnionego niezależnego audytora. Strony uzgadniają zakres, termin i zasady bezpieczeństwa; ograniczenia służą ochronie innych klientów, tajemnic i ciągłości usługi, ale nie mogą uniemożliwiać skutecznego audytu.
Najpierw wykorzystuje się aktualne raporty, odpowiedzi bezpieczeństwa i dokumentację, jeżeli są wystarczające. Dodatkowy audyt na miejscu odbywa się po rozsądnym uprzedzeniu, zwykle nie częściej niż raz w roku, chyba że naruszenie, polecenie organu albo uzasadnione ryzyko wymaga wcześniejszej kontroli. Każda strona ponosi własne koszty, a ponadstandardowe, powtarzane bez podstawy prace mogą zostać rozliczone po uprzednim uzgodnieniu.
13. Załącznik A — środki techniczne i organizacyjne
- Zarządzanie dostępem: indywidualne konta, role, najmniejsze uprawnienia, wieloskładnikowe uwierzytelnianie dla dostępu uprzywilejowanego oraz okresowy przegląd dostępów.
- Izolacja i integralność: rozdzielenie organizacji i rynków na poziomie uprawnień backendu, walidacja mutacji, audyt działań operatorów oraz mechanizmy idempotencji dla operacji wysokiego ryzyka.
- Poufność transmisji i danych: TLS dla transmisji, ochrona sekretów poza kodem, szyfrowanie wybranych danych w spoczynku oraz ograniczenie dostępu do kopii i mediów prywatnych.
- Odporność i odtwarzanie: monitorowanie zdrowia usług, kopie zapasowe, procedury przywracania, kontrolowany deployment, rollback i testy odtworzeniowe adekwatne do ryzyka.
- Bezpieczne wytwarzanie: przeglądy zmian, testy, walidacja wejścia, skanowanie załączników, zarządzanie podatnościami, ograniczenia zapytań i ochrona przed automatycznymi nadużyciami.
- Reagowanie i retencja: rejestracja zdarzeń bezpieczeństwa, procedura incydentowa, ograniczony dostęp do materiału dowodowego, udokumentowane okresy retencji i bezpieczne usuwanie.
14. Załącznik B — zakres polecenia i punkty kontaktowe
Kategorie osób, danych, operacje, cel i czas przetwarzania określają punkty 2–4. Poleceniami są czynności wykonane przez uprawnionych użytkowników firmy w panelu i API oraz udokumentowane zgłoszenia przekazane na support@polhub.eu. Punktem kontaktowym PolHub dla ochrony danych i incydentów jest support@polhub.eu; Administrator utrzymuje aktualny kontakt właściciela lub administratora organizacji w panelu.
Rejestr dalszych podmiotów i mechanizmów transferu stanowi aktualizowany załącznik pod adresem polhub.eu/legal/subprocessors. Historia wersji dokumentu oraz data akceptacji są zachowywane w zakresie potrzebnym do wykazania zawarcia umowy.