1. Charakter dokumentu
Dokument opisuje podstawowe warunki przetwarzania danych przez PolHub na rzecz firmy zgodnie z art. 28 RODO. Nie zastępuje indywidualnej umowy powierzenia, jeżeli zakres lub prawo właściwe wymaga osobnego podpisanego dokumentu. Firma może poprosić o aktualny wzór DPA na contact@polhub.eu.
2. Role stron
Firma jest administratorem danych swoich klientów, pracowników, kandydatów i kontaktów wprowadzonych do bazy klientów, faktur, terminarza, ofert i wiadomości biznesowych. PolHub jest podmiotem przetwarzającym te dane w zakresie hostowania i obsługi narzędzia.
PolHub pozostaje odrębnym administratorem danych kont użytkowników, bezpieczeństwa, rozliczeń PolHub, własnego wsparcia, zgód, moderacji i obowiązków prawnych platformy.
3. Przedmiot, czas i cel przetwarzania
Przedmiotem jest przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, eksportowanie, tworzenie PDF, wysyłka na polecenie firmy, kopie zapasowe, zabezpieczenie i usuwanie danych używanych w panelu biznesowym. Przetwarzanie trwa przez okres aktywnej usługi i retencji potrzebnej do bezpiecznego zakończenia, eksportu lub wykonania prawa.
4. Kategorie osób i danych
- Klienci, potencjalni klienci, dostawcy, osoby kontaktowe, kandydaci, pracownicy i użytkownicy zespołu firmy.
- Imię, nazwisko lub nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miejscowość, kraj, e-mail, telefon, numer rejestrowy lub VAT, notatki, historia faktur, wizyt, kontaktu i status obsługi.
- Treści wiadomości i załączniki tylko wtedy, gdy firma lub osoba korzysta z odpowiedniej funkcji.
5. Instrukcje i obowiązki firmy
PolHub przetwarza dane na udokumentowane polecenie firmy wynikające z użycia funkcji, ustawień, API lub zgłoszenia wsparcia, chyba że prawo nakazuje inaczej. Firma odpowiada za legalność instrukcji, minimalizację danych, właściwe uprawnienia członków zespołu, realizację praw osób i terminowe usunięcie danych, których już nie potrzebuje.
6. Poufność, dostęp i izolacja
Dostęp do danych jest ograniczony do uprawnionych członków organizacji i niezbędnego personelu PolHub zobowiązanego do poufności. Stosujemy kontrolę ról, izolację organizacji i rynku, audyt operacji administracyjnych, ochronę sesji, szyfrowanie odpowiednich danych, monitoring oraz kopie zapasowe.
7. AI w danych biznesowych
Dane bazy klientów i faktur nie są automatycznie wykorzystywane do trenowania modeli PolHub ani do marketingu PolHub. Mogą zostać przekazane do funkcji AI wyłącznie wtedy, gdy uprawniony użytkownik świadomie uruchomi funkcję wymagającą analizy albo gdy jest to niezbędne do wykrycia złośliwego pliku, oszustwa lub incydentu bezpieczeństwa.
Przy analizie stosujemy minimalizację zakresu, ograniczenie celu i dostęp dostawcy na podstawie umowy. Wynik AI jest rekomendacją; firma pozostaje odpowiedzialna za decyzje wobec klienta, pracownika lub kandydata.
8. Dalsze powierzenie i transfery
PolHub może korzystać z podmiotów wspierających hosting, bazę danych, przechowywanie plików, pocztę, bezpieczeństwo, AI, powiadomienia, płatności i diagnostykę. PolHub zawiera wymagane umowy i pozostaje odpowiedzialny za wybór oraz instrukcje wobec podmiotów przetwarzających. O planowanej istotnej zmianie listy dostawców informujemy w rozsądnym terminie, umożliwiając zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu.
Transfer poza EOG odbywa się na podstawie mechanizmu zgodnego z RODO, w szczególności decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych i dodatkowych zabezpieczeń.
9. Pomoc w realizacji praw i zgodności
W miarę możliwości technicznych PolHub pomaga firmie odpowiadać na wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie i eksport oraz wspiera ocenę skutków, konsultacje i obowiązki dotyczące naruszeń, uwzględniając charakter przetwarzania i informacje dostępne PolHub.
10. Incydenty
Po potwierdzeniu naruszenia danych przetwarzanych na rzecz firmy PolHub informuje firmę bez zbędnej zwłoki i przekazuje dostępne informacje potrzebne do oceny ryzyka i wykonania zgłoszeń. Firma odpowiada za decyzję o zawiadomieniu organu lub osób, chyba że PolHub ma własny odrębny obowiązek prawny.
11. Zwrot, eksport i usunięcie
Firma może korzystać z dostępnych funkcji eksportu i usuwania. Po zakończeniu usługi PolHub usuwa lub zwraca dane na żądanie firmy, z wyjątkiem kopii wymaganych prawem, bezpieczeństwem, rozliczeniem lub uzasadnioną ochroną roszczeń. Kopie zapasowe są usuwane w zwykłym cyklu retencji i pozostają niedostępne do bieżącego użycia.
12. Audyt i informacje
PolHub udostępnia informacje rozsądnie potrzebne do wykazania zgodności i umożliwia audyt w uzgodnionym zakresie, z poszanowaniem bezpieczeństwa innych klientów, tajemnic handlowych i kosztów. Najpierw wykorzystuje się aktualne raporty, odpowiedzi bezpieczeństwa i dokumentację, o ile są wystarczające.