1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest PB Digital Labs, KVK 42110081, Prinses Beatrixstraat 19, 6412 AH Heerlen, Niderlandy, działający pod marką PolHub.eu (dalej: „PolHub”).
W sprawach prywatności i realizacji praw można pisać na support@polhub.eu. W sprawach ogólnych i prawnych: contact@polhub.eu.
2. Zakres polityki i źródła danych
Polityka dotyczy aplikacji mobilnej, panelu biznesowego, panelu operatora, stron PolHub.eu, formularzy wsparcia, powiadomień, płatności, faktur, komunikacji i integracji wybranych przez użytkownika.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, z jego urządzenia i aktywności w usłudze, od dostawców logowania i płatności oraz z legalnie dostępnych źródeł publicznych lub partnerskich wykorzystywanych do prezentowania firm, ofert pracy, wydarzeń i aktualności. Przy danych ze źródła zewnętrznego wskazujemy źródło, gdy jest to wymagane lub użyteczne dla odbiorcy.
3. Kategorie danych
- Dane konta i tożsamości: adres e-mail, identyfikator konta, metoda logowania, potwierdzenie e-maila, ustawiony język, rynek i typ profilu.
- Dane profilu prywatnego lub biznesowego: nazwa, opis, zdjęcie, logo, dane kontaktowe, osoba kontaktowa, adres, miasto, kod pocztowy, kraj, numery rejestrowe i podatkowe podane do weryfikacji.
- Treści i komunikacja: wiadomości, forum, zgłoszenia, zdjęcia, dokumenty, ogłoszenia, oferty pracy, wydarzenia, reklamy, odpowiedzi wsparcia i historia moderacji.
- Dane lokalizacji: lokalizacja urządzenia tylko po zgodzie systemowej albo miasto i adres wpisane ręcznie.
- Dane techniczne i bezpieczeństwa: urządzenie, wersja aplikacji, token push, adres IP, sesja, zdarzenia audytowe, diagnostyka błędów, sygnały antyspamowe i antyfraudowe.
- Dane rozliczeniowe: plan, entitlementy, transakcje, status płatności i dokumenty księgowe. Pełne dane karty pozostają po stronie operatora płatności.
- Dane integracji: kalendarz, mapy, logowanie Apple/Google oraz inne dane udostępnione po osobnej zgodzie i w zakresie wybranej funkcji.
3a. Opcjonalna integracja z Google Calendar
Połączenie Google Calendar jest dobrowolne i wymaga osobnego upoważnienia na ekranie Google. Służy synchronizacji terminarza PolHub: zapisywaniu wizyt w podłączonym kalendarzu oraz uwzględnianiu jego zajętości, aby uniknąć nakładających się terminów. Bez połączenia można korzystać z pozostałych funkcji PolHub.
Dostęp i wykorzystanie. Za zgodą użytkownika PolHub uzyskuje dostęp do wydarzeń podłączonego kalendarza oraz odczytu listy kalendarzy, potrzebnej do wyboru kalendarza z prawem zapisu. Przetwarzane dane obejmują identyfikatory i nazwy kalendarzy, informacje o uprawnieniach do nich, a także wydarzenia kalendarza, w szczególności ich identyfikatory, tytuły, daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia, status, oznaczenie zajętości i strefę czasową. Zakres upoważnienia jest widoczny na ekranie zgody Google.
Przechowywanie i ochrona. Na serwerach PolHub przechowujemy dane połączenia i wybranego kalendarza, zakres udzielonych uprawnień, zaszyfrowane tokeny dostępu i odświeżania, stan synchronizacji oraz powiązania wizyt z wydarzeniami Google. Dla zajętości zapisujemy identyfikator wydarzenia, jego tytuł skrócony do 120 znaków, początek, koniec i strefę czasową. Dane te mogą znaleźć się w bazie danych i kopiach zapasowych. Tokeny są szyfrowane, a dostęp do danych podlega kontroli uprawnień.
Zapisywanie wizyt w Google. PolHub tworzy, aktualizuje lub usuwa powiązane wydarzenia wizyt PolHub. Do Google przekazujemy tytuł wizyty, dane firmy i usługi, imię lub nazwę klienta, adres miejsca wizyty, początek i koniec, strefę czasową oraz ustawienia przypomnień. W integracji kalendarza właściciela firmy opis może zawierać również podane w wizycie dane kontaktowe i identyfikator profilu klienta oraz notatkę; integracja kalendarza marki nie przekazuje tych trzech pól. Pozostałe, niezwiązane z wizytami PolHub wydarzenia nie są przez PolHub edytowane ani usuwane.
Widoczność i odbiorcy. Tytuły wydarzeń pobranych z Google pokazujemy właścicielowi połączenia, a w kalendarzu marki osobie, która je upoważniła. Inni uprawnieni członkowie firmy widzą zajęty termin bez prywatnego tytułu. Osoby rezerwujące wizytę otrzymują informację o dostępności; prywatne wydarzenia nie są publikowane w katalogu ani społeczności PolHub. Dane są przetwarzane przez PolHub i dostawców infrastruktury potrzebnej do działania integracji oraz przez Google przy synchronizacji. Dostęp zespołu do danych Google jest ograniczony do zgody użytkownika na konkretne dane, koniecznej obsługi bezpieczeństwa lub obowiązku prawnego.
Ograniczone wykorzystanie danych Google. Dane uzyskane przez tę integrację służą wyłącznie opisanym funkcjom terminarza i ich obsłudze. Nie sprzedajemy ich, nie używamy do reklam ani oceny zdolności kredytowej, nie przekazujemy automatycznie Asystentowi lub dostawcom AI i nie wykorzystujemy do trenowania modeli AI. Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych przez interfejsy Google jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym wymaganiami Limited Use. To ograniczenie ma pierwszeństwo przed ogólnymi opisami AI i odbiorców danych w tej polityce.
Odłączenie, cofnięcie dostępu i usunięcie. Dostęp można cofnąć w ustawieniach połączeń konta Google oraz odłączyć integrację w terminarzu PolHub. Cofnięcie dostępu w Google blokuje dalsze uwierzytelnione operacje po stronie Google, lecz samo nie usuwa wcześniej zapisanych danych PolHub. Przy skutecznym odłączeniu kalendarza właściciela PolHub usuwa aktywne połączenie, tokeny, zajętości i powiązania synchronizacji, po potwierdzeniu zatrzymania powiadomień przez Google, jeśli takie powiadomienia były aktywne. Przy odłączeniu kalendarza marki PolHub wyłącza synchronizację, usuwa tokeny i anuluje oczekujące zadania; wyłączone dane połączenia, zapisane zajętości oraz identyfikatory powiązanych wizyt pozostają do obsługi istniejących rekordów i właściwej procedury usunięcia danych. Dane aktywnej integracji przechowujemy przez czas jej działania. Wniosek o usunięcie wcześniej pobranych danych można przesłać na support@polhub.eu.
Samo odłączenie nie usuwa wizyt już zapisanych w Google Calendar; można nimi zarządzać bezpośrednio w Google. Historyczne kopie zapasowe nie są kasowane natychmiast po odłączeniu i pozostają objęte odrębnym cyklem retencji oraz ograniczeniem dostępu. Okresy przechowywania dokumentacji bezpieczeństwa, zgód i obsługi żądań opisuje punkt 9 tej polityki.
4. Cele i podstawy prawne
- Wykonanie umowy: utworzenie i ochrona konta, logowanie, profile, wyszukiwanie, publikacje, chat, wsparcie, terminarz, faktury, płatne funkcje i synchronizacja ustawień między urządzeniami.
- Obowiązek prawny: księgowość, podatki, obsługa uprawnionych żądań organów, przeciwdziałanie oszustwom oraz zachowanie wymaganych dokumentów.
- Prawnie uzasadniony interes PolHub lub użytkowników: bezpieczeństwo, zapobieganie spamowi, scamowi i phishingowi, moderacja, audyt, obrona roszczeń, pomiar niezawodności i ulepszanie jakości usługi. Przed użyciem tej podstawy oceniamy wpływ na prawa użytkownika.
- Zgoda: lokalizacja urządzenia, powiadomienia push, marketing e-mail, opcjonalne integracje, dostęp do zdjęć lub kalendarza oraz inne funkcje, dla których system lub prawo wymaga zgody. Zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.
5. Sztuczna inteligencja i automatyczne wspomaganie
PolHub używa systemów AI i reguł automatycznych jako narzędzi pomocniczych. Mogą one przygotowywać odpowiedzi Asystenta, tłumaczenia i podsumowania, wykrywać spam, scam, phishing, niebezpieczne linki, duplikaty i ryzykowne treści, sprawdzać kompletność danych profilu oraz wspierać moderację tekstu, zdjęć i załączników.
Do analizy przekazujemy tylko dane potrzebne dla wybranej funkcji i stosujemy ograniczanie lub redakcję danych, gdy jest to technicznie możliwe. PolHub nie wykorzystuje celowo prywatnych danych użytkowników do trenowania własnych modeli. Jeżeli funkcja korzysta z zewnętrznego dostawcy AI, dostawca przetwarza dane na zlecenie PolHub zgodnie z umową, zabezpieczeniami i własnymi warunkami dotyczącymi usługi.
AI może się pomylić. Odpowiedzi Asystenta nie są poradą prawną, podatkową, medyczną, finansową ani decyzją pracodawcy. Użytkownik powinien samodzielnie sprawdzić ważne informacje i nie przekazywać do Asystenta danych szczególnie wrażliwych, jeżeli nie są niezbędne.
AI nie podejmuje samodzielnie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika. Nie wykonuje ostatecznego trwałego usunięcia danych, permanentnej blokady konta, finalnej decyzji prawnej ani rozliczenia płatności. Działanie ochronne może czasowo ukryć lub oznaczyć treść i skierować ją do człowieka. Użytkownik może poprosić o wyjaśnienie i kontrolę człowieka przez wsparcie lub odwołanie od decyzji moderacyjnej.
6. Wiadomości, zdjęcia, pliki i moderacja
Wiadomości prywatne są chronione technicznie podczas przechowywania, lecz mogą zostać udostępnione uprawnionemu zespołowi w minimalnym zakresie, gdy uczestnik je zgłosi, wymaga tego bezpieczeństwo, obsługa incydentu lub prawo. Treści publiczne są widoczne dla odbiorców zgodnie z ustawieniami publikacji.
Zdjęcia, linki i załączniki mogą być skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania, treści seksualnych, przemocy, oszustwa i innych naruszeń. Materiał może zostać czasowo poddany kwarantannie do czasu zakończenia kontroli.
7. Odbiorcy i dostawcy
Dane mogą otrzymywać wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji usługi: dostawcy hostingu i baz danych, poczty, logowania, przechowywania plików, bezpieczeństwa, AI i tłumaczeń, powiadomień Apple/Google, map, kalendarzy, płatności (np. Stripe), księgowości, diagnostyki oraz profesjonalni doradcy i organy uprawnione przepisami.
Zakres zależy od użytej funkcji. Dostawcy otrzymują minimalny potrzebny zakres danych i działają jako podmioty przetwarzające albo niezależni administratorzy, gdy wynika to z charakteru ich usługi. Aktualną listę kluczowych podmiotów przetwarzających można uzyskać przez support@polhub.eu.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Informacje o firmowej poczcie zaktualizowano 3 października 2026 r.
Porkbun LLC obsługuje firmową pocztę operatora PolHub, a nie skrzynki pocztowe udostępniane użytkownikom. Korzystamy z niej do korespondencji i wiadomości systemowych. Dostawca przetwarza dane zawarte w e-mailu wysłanym do PolHub lub przez PolHub: adresy, treść, ewentualne załączniki i dane doręczenia. Nie oznacza to dostępu do całej prywatnej skrzynki użytkownika ani hostingu jego czatu w aplikacji. DPA Porkbun z 16 września 2026 r. obejmuje hosting poczty i SMTP oraz wskazuje infrastrukturę Amazon Web Services (AWS) w USA, w tym kopie zapasowe.
Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO, np. właściwej decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. DPA Porkbun przewiduje standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej 2021/914, moduł 2 (administrator–podmiot przetwarzający). Informacje o odbiorcach, lokalizacjach i zabezpieczeniach znajdują się w rejestrze dostawców. Kopię zabezpieczeń transferowych albo informację, jak ją otrzymać, można uzyskać przez support@polhub.eu; możemy zredagować dane chronione tajemnicą lub prawami innych osób.
9. Okresy przechowywania
- Konto i aktywny profil: przez czas korzystania z usługi, następnie zgodnie z procesem usunięcia konta.
- Po zaakceptowaniu usunięcia konta profil jest ukrywany, stan operacyjny potrzebny do obsługi lub przywrócenia może być przechowywany do 30 dni, publiczne publikacje są usuwane lub anonimizowane co do zasady w ciągu 90 dni, a pozostałości profilu w ciągu 120 dni, chyba że prawo lub bezpieczeństwo wymaga dłuższego okresu.
- Wiadomości prywatne: widoczne co do zasady przez 30 dni od ostatniej aktywności, a archiwum dostępne uczestnikom maksymalnie przez 90 dni, z wyjątkiem zgłoszeń, sporu lub prawnego zabezpieczenia dowodu.
- Chat ogólny: przechowujemy i pokazujemy ograniczoną bieżącą historię, domyślnie do 1000 najnowszych wiadomości, z wyjątkami dla moderacji i obowiązków prawnych.
- Logi bezpieczeństwa, zgody, moderacja i wsparcie: przez okres potrzebny do bezpieczeństwa, audytu, roszczeń i wykazania zgodności, z okresowymi przeglądami zasadności.
- Faktury, podatki i dane transakcji: przez okres wymagany prawem księgowym i podatkowym właściwym dla operatora lub firmy wystawiającej dokument.
10. Dane wymagane i dobrowolne
E-mail i dane niezbędne do utworzenia konta są wymagane, aby korzystać z funkcji przypisanych do użytkownika i synchronizować konto. Pozostałe dane, takie jak dokładna lokalizacja, zdjęcie, kalendarz, marketing i rozbudowany profil firmy, są dobrowolne, ale brak niektórych danych może uniemożliwić działanie konkretnej funkcji lub weryfikację profilu.
11. Prawa użytkownika
Na warunkach RODO użytkownik ma prawo dostępu, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie i wycofania zgody. Ma również prawo do informacji o istotnym automatycznym wspomaganiu oraz kontroli człowieka, gdy wynik automatyczny wpływa na jego treść lub konto.
Wniosek można złożyć w aplikacji, przez stronę usunięcia konta lub na support@polhub.eu. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Użytkownik może złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens w Niderlandach albo właściwego organu w państwie swojego zwykłego pobytu.
12. Użytkownicy niepełnoletni
PolHub nie jest usługą kierowaną do dzieci. Samodzielne konto jest przeznaczone dla osób, które ukończyły 16 lat. Osoba młodsza nie może utworzyć konta bez ważnej zgody i nadzoru przedstawiciela ustawowego wymaganych prawem właściwym dla jej miejsca zamieszkania. Treści dotyczące bezpieczeństwa dzieci są traktowane priorytetowo.
13. Bezpieczeństwo i incydenty
Stosujemy kontrolę dostępu, izolację rynków i organizacji, szyfrowanie odpowiednich danych, audyt działań uprzywilejowanych, ograniczenia prób logowania, skanowanie załączników, kopie zapasowe i monitoring zdarzeń bezpieczeństwa. Żadna usługa nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.
W przypadku naruszenia oceniamy ryzyko i wykonujemy obowiązki zgłoszeniowe wobec organu oraz osób, których dane dotyczą, gdy wymagają tego przepisy. Podejrzenie incydentu można zgłosić na support@polhub.eu.
14. Zmiany polityki
O istotnej zmianie dokumentu poinformujemy w aplikacji lub e-mailem i, gdy wymaga tego prawo, poprosimy o ponowną akceptację albo zgodę. Poprzednie wersje i daty akceptacji są zachowywane w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności.